Nápověda

Nahoře vyberte „Vnitrostátní cesta“. V části „Datum cesty“ zadejte začátek a konec cesty včetně času, podle délky cesty se určí stravné. Pak zapněte části, které potřebujete: Dopravní náklady (vlastní vozidlo, jízdné, dálniční poplatky a parkovné), Tuzemské stravné, Ubytování, Ostatní výdaje a Poskytnutá záloha. Výsledek se přepočítává průběžně.

Vyberte „Zahraniční cesta“ a cílovou zemi. Zadejte překročení hranice při odjezdu a při návratu; od nich se počítá zahraniční stravné. Když cesta začíná nebo končí v ČR, vyplňte i nepovinný odjezd z ČR před cestou a návrat do ČR po cestě, tato doba se počítá jako tuzemská cesta. Časy zadávejte vždy v českém místním čase.

U zahraniční cesty zapněte „Více úseků cesty“ a postupně přidejte přechody hranice v pořadí, jak nastaly. Z jedné cizí země můžete jet rovnou do druhé, mezi zeměmi se nemusíte vracet do ČR. Kurz ČNB se u cesty s více úseky bere ke dni začátku cesty, proto vyplňte i odjezd z ČR před cestou; bez něj kalkulačka částku v Kč nespočítá.

Zapněte „Poskytnutá záloha“ a vyplňte částku a měnu. U zálohy v jiné měně než v korunách můžete vyplnit i nepovinné datum poskytnutí zálohy; záloha se pak přepočte kurzem ČNB platným v ten den. Výsledek ukáže doplatek nebo přeplatek a částku k vyplacení nebo k vrácení v celých korunách. Podrobnosti jsou v článku Vyúčtování zálohy na pracovní cestu.

Pod výsledkem klikněte na „Zobrazit detail výpočtu“. Detail ukáže pro každou položku sazbu, vzorec, krácení stravného za poskytnutá jídla a přepočty kurzem ČNB. Slouží ke kontrole a k předání účetní.

Je to částka, která se po odečtení zálohy skutečně platí, zaokrouhlená na celé koruny nahoru podle § 183 zákoníku práce. „K vyplacení“ doplácí zaměstnavatel, „K vrácení“ vrací zaměstnanec. Celkem a ostatní částky zůstávají v haléřích. Proč se zaokrouhluje nahoru, vysvětluje oddíl Zaokrouhlení „K vyplacení / K vrácení“ v článku Vyúčtování zálohy na pracovní cestu.

Kurzy se stahují z ČNB. U zahraniční cesty se bere kurz ke dni začátku cesty: u cesty s více úseky k datu „Odjezd z ČR před cestou“ (bez něj kalkulačka částku v Kč nespočítá), u cesty bez více úseků ke dni překročení hranice při odjezdu. U cesty s dnešním nebo budoucím datem se použije poslední vyhlášený kurz. U tuzemské cesty může být v cizí měně jen záloha a přepočte se posledním vyhlášeným kurzem, tedy kurzem ze dne, kdy výpočet otevřete. Datum kurzu je uvedené u výsledku. Když se kurzy nepodaří načíst, kalkulačka to u výsledku napíše a počítá s orientačními kurzy, nebo položku v cizí měně do součtu nezahrne.

Vyúčtování pracovní cesty: na první straně souhrn s částkou k vyplacení nebo k vrácení a QR kódem (u dlouhého výpočtu je QR kód větší a je na poslední straně), dál stravné po dnech, vozidlo a jízdní výdaje, další položky, vyúčtování zálohy, použité předpisy a místo pro podpisy. PDF vytvoříte přes Export → Export do PDF; v okně tisku zvolte uložení do PDF.

Soubor má listy Souhrn, Po dnech, Doprava, Výdaje, Kurzy ČNB a Data. List Data obsahuje vzorce, takže částky lze v Excelu přepočítat a zkontrolovat. Soubor stáhnete přes Export → Export do Excelu.

QR kód nese stejný odkaz jako tlačítko Sdílet. Když ho účetní naskenuje, otevře si výpočet v kalkulačce i se všemi zadanými údaji. U delšího výpočtu je QR kód větší: v PDF je na poslední straně u podpisů (na první straně je o tom věta), v Excelu zabírá na listu Souhrn víc místa. U velmi dlouhého výpočtu se QR kód do dokumentu nevejde a vynechá se; bez internetu se PDF vytiskne bez QR kódu.

Tlačítko Sdílet vytvoří odkaz, ve kterém je celý výpočet, včetně jména, firmy, SPZ a míst, pokud jste je vyplnili. Kdokoli, kdo odkaz získá, tyto údaje uvidí. Odkaz otevře výpočet jen pro čtení; tlačítkem „Upravit kopii“ z něj uděláte nový výpočet.

Zkopíruje výsledek jako text do schránky, takže ho vložíte do e-mailu nebo zprávy. Text obsahuje položky, Celkem, případnou zálohu a řádek k vyplacení nebo k vrácení.

V souhrnu výpočtu klikněte na Uložit. Název se předvyplní z pole „Název cesty“ v části Informace o cestě (jinak ho kalkulačka navrhne) a můžete ho přepsat. Uložené výpočty otevřete tlačítkem „Uložené výpočty“ v souhrnu výpočtu (na mobilu po rozbalení souhrnu dole na obrazovce). Bez přihlášení zůstávají jen v tomto prohlížeči; po přihlášení se ukládají do účtu a jsou dostupné i na dalších zařízeních.

Přehled uložených výpočtů s částkami k vyplacení, filtr podle měsíců, graf, označení „Vyplaceno“, export jednoho výpočtu do PDF nebo Excelu i všech do CSV a Excelu, výchozí údaje do kalkulačky, uložená vozidla a Přihlášení a zabezpečení. Můj účet je dostupný jen po přihlášení.

Použijte Hromadný výpočet. Stáhněte vzorový CSV soubor, vyplňte do něj cesty po řádcích a soubor nahrajte, nebo jeho obsah vložte do textového pole. Výsledek ukáže každou cestu i součty a lze ho stáhnout jako PDF nebo Excel.

Ne. Kalkulačka, export do PDF a Excelu i sdílení fungují bez přihlášení. Účet slouží jen k ukládání výpočtů a vozidel a k jejich přenosu mezi zařízeními.

Klikněte na ikonu účtu v záhlaví. Přihlásit se můžete přes Google, přes Microsoft nebo e-mailem: buď odkazem, který vám pošleme a který platí 15 minut, nebo heslem.

Na stránce přihlášení zvolte vytvoření účtu, nebo v Můj účet v části Přihlášení a zabezpečení zvolte Nastavit heslo. Heslo začne platit až po potvrzení odkazu, který vám pošleme e-mailem. Zapomenuté heslo obnovíte odkazem na stránce přihlášení.

V Můj účet v části Přihlášení a zabezpečení klikněte na „Odhlásit všude“ a potvrďte tlačítkem „Ano, odhlásit všude“. Odhlásí vás na všech zařízeních včetně toho, na kterém právě jste.

Služební cesty jsou místo, kde si před cestou vyplníte cestovní příkaz a po ní z něj spustíte vyúčtování v kalkulačce. Příkaz obsahuje údaje, které zákoník práce uvádí mezi podmínkami cesty: dobu a místo nástupu a ukončení cesty, místo plnění pracovních úkolů, způsob dopravy a ubytování (§ 153 odst. 1). Jde vytisknout jako PDF k podpisu a po přihlášení uložit do účtu, kde ho najdete v seznamu Moje služební cesty. Příkaz náhrady nepočítá, výpočet dělá kalkulačka. Přehled je na stránce Služební cesty.

Otevřete formulář cestovního příkazu a vyplňte jméno, účel cesty, čas a místo nástupu a ukončení cesty, místa plnění úkolů (1 až 5), způsob dopravy (může jich být víc, například letadlo a taxi) a ubytování. Z výchozích údajů v Můj účet se předvyplní jméno, osobní číslo, oddělení, zaměstnavatel a IČO. Formulář funguje i bez účtu: rozpracovaný příkaz se drží jako jeden koncept jen v tomto prohlížeči a při odhlášení se smaže. Hotový příkaz vytisknete jako PDF k podpisu, v PDF jsou místa pro podpis zaměstnance a schvalujícího. Po přihlášení ho můžete uložit do účtu. Obecný postup vysvětluje článek Cestovní příkaz.

ID cesty je označení příkazu, které se tiskne v PDF a objeví se i ve vyúčtování. Můžete mít automatické ID, nebo vlastní. Automatické ID má tvar rok-měsíc/pořadí, například 2026-10/001: rok a měsíc plánovaného začátku cesty a pořadí příkazu v tom měsíci. Přidělí se při prvním uložení do účtu, takže bez přihlášení a bez internetu ho příkaz nemá. Vlastní ID (nejvýš 40 znaků, třeba řada vašeho zaměstnavatele) zadáte sami; v účtu musí být jedinečné a použít ho můžete i bez přihlášení. Přidělené automatické ID se nemění, ani když změníte termín cesty, a nepoužije se podruhé. Přepnete-li uložený příkaz na vlastní ID, automatické číslo se zahodí.

V seznamu Moje služební cesty nebo v uloženém příkazu zvolte Vyúčtovat. Otevře se kalkulačka s údaji z příkazu včetně předpokládaných časů. Zkontrolujte skutečné časy odjezdu a návratu, doplňte výdaje a výpočet uložte. Vyúčtování je běžný uložený výpočet v Mých výpočtech; cesta se k němu odkazuje (k cestě patří nejvýš jeden výpočet) a ID cesty se ve výpočtu, v jeho PDF i v Excelu objeví jako údaj „Cestovní příkaz (ID cesty)“. Už uložený výpočet jde k cestě připojit dodatečně přes Připojit výpočet. Smazání cesty výpočet nesmaže; když je výpočet smazaný nebo chybí, nabídne se Vyúčtovat znovu nebo Připojit výpočet. Jak se vyúčtuje záloha, vysvětluje otázka o záloze.

Ano, ale výše náhrady závisí na tom, proč vlastním vozidlem jedete. Na žádost zaměstnavatele (§ 157 odst. 3 zákoníku práce) náleží za každý 1 km jízdy základní náhrada a náhrada výdajů za spotřebovanou pohonnou hmotu. Se souhlasem zaměstnavatele místo hromadné dopravy (§ 157 odst. 2) náleží jen náhrada ve výši jízdného za určený hromadný dopravní prostředek. Který případ platí, si ověřte se zaměstnavatelem. Kalkulačka počítá náhradu za km a PHM, tedy první případ.

V účtu můžete mít nejvýš 200 cest. Seznam cest jde exportovat do CSV. Při smazání účtu se smažou i vaše cesty. Vyúčtování jsou uložené výpočty a mají vlastní limit, který se cest netýká.